Politique de protection des renseignements personnels

Nous prenons la protection des renseignements personnels au sérieux. La présente politique de protection des renseignements personnels détaille les renseignements que nous recueillons et l’utilisation qui en est faite, ainsi que la façon dont vous pouvez les mettre à jour ou les modifier. En nous transmettant des renseignements personnels lorsque vous vous inscrivez à nos services ou les utilisez, vous acceptez que nous puissions recueillir, stocker, utiliser et communiquer les renseignements personnels en question de la façon décrite dans la présente politique de protection des renseignements personnels, conformément à celle-ci et comme la loi le permet ou l’exige. Nous prenons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de manière sécurisée et conformément à la présente politique de protection des renseignements personnels.

À propos de nous

Newsfile Corp. est une société de solutions de conformité offrant des services de diffusion de communiqués de presse et de dépôt réglementaire (les « services »). Les services suivants sont offerts :

Pour nos clients

• Diffuser des communiqués de presse vers des bases de données, des sites Web et des listes d’envoi contenant les adresses courriel de destinataires ayant consenti à recevoir des communications au nom du client.
• Déposer des documents auprès des autorités réglementaires au moyen des systèmes de déclaration, notamment, sans s’y limiter, à la SEC par l’intermédiaire de EDGAR et aux Autorités canadiennes en valeurs mobilières par l’intermédiaire des systèmes de SEDAR+ et de SEDI.

Pour nos abonnés

• Recevoir par courriel les communiqués de presse de sociétés et de secteurs d’activité sélectionnés.

Termes clés

Aux fins de la présente politique de protection des renseignements personnels, les termes suivants se définissent comme suit :

« Portail de gestion de la conformité » Section sécurisée de notre site Web accessible aux clients possédant un nom d’utilisateur et un mot de passe valides. Le Portail de gestion de la conformité permet aux clients de transmettre des demandes de service, de consulter les renseignements sur leur compte, de gérer leurs listes d’envoi et de consulter l’historique de leurs demandes de service.

« destinataire » Personne avec laquelle un client peut communiquer par l’intermédiaire de nos services. Autrement dit, un destinataire est toute personne qui figure sur la liste d’envoi d’un client ou au sujet de laquelle un client nous a fourni de l’information. Par exemple, si vous êtes un client, une adresse courriel qui figure sur votre liste d’envoi serait considérée comme un destinataire.

« client » Toute personne ou entité qui s’est inscrite auprès de Newsfile pour utiliser nos services.

« liste d’envoi » Liste de destinataires qu’un client peut téléverser ou gérer sur notre plateforme, ainsi que tous les renseignements associés à ces destinataires (p. ex. les adresses courriel).

« renseignement personnel » Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, y compris comme définie dans les lois applicables sur la protection des renseignements personnels, comme les renseignements qui identifient ou peuvent servir à identifier, directement ou indirectement, un abonné, un destinataire, un client, un prospect ou un visiteur. Les exemples de renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, le prénom, le nom de famille et l’adresse courriel.

« prospect » Toute personne ou entité qui n’est pas inscrite auprès de Newsfile pour utiliser les services, mais qui a fourni un consentement tacite ou exprès afin de recevoir des renseignements de marketing de notre part.

« abonné » Toute personne ou entité qui a consenti à recevoir des communiqués de presse de notre part par courriel.

« site Web » Tout site Web que nous possédons et exploitons (p. ex. newsfilecorp.com, newsfilewire.com et filesec16.com) ou l’ensemble des pages Web, fonctions interactives, applications, widgets, blogues, réseaux sociaux, « onglets » de réseaux sociaux ou toute autre offre de service en ligne, mobile ou sans-fil de Newsfile Corp. contenant un lien vers la présente politique de protection des renseignements personnels.

« visiteur » Toute personne qui visite l’un de nos sites Web.

« vous » et « votre » Selon le contexte, un client, un abonné, un prospect, un destinataire ou un visiteur.

Renseignements recueillis par Newsfile Corp.

Renseignements que vous nous fournissez

Newsfile exige une inscription pour certains services, comme la diffusion de communiqués de presse, le dépôt de documents dans les systèmes SEDAR+, SEDI et EDGAR de la SEC et l’accès à nos produits logiciels. Afin de vous fournir nos services, nous pouvons vous demander vos coordonnées (comme votre nom et votre adresse courriel), vos codes de dépôt, des informations financières (numéros de compte ou de carte de crédit), votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre titre, le nom de votre société ou des renseignements démographiques (comme le code postal).

Nous pouvons demander aux abonnés leur nom et leur adresse courriel afin de leur transmettre les communiqués de presse demandés. Nous pouvons demander aux visiteurs qui formulent des demandes sur notre site Web leur nom, leur adresse courriel et leur numéro de téléphone, afin de répondre adéquatement à leurs demandes. Nous exigeons que les clients qui diffusent des communiqués de presse par l’intermédiaire de nos services fournissent le nom d’une personne-ressource, un numéro de téléphone et/ou une adresse courriel à insérer au bas de vos communiqués de presse. Nous pouvons également demander aux clients de fournir les noms et les adresses courriel de leurs destinataires, s’ils souhaitent utiliser nos fonctions de liste d’envoi.

Renseignements recueillis automatiquement par Newsfile

Comme la plupart des sites Internet, notre site Web recueille diverses données techniques, notamment votre adresse IP (un numéro unique qui identifie votre compte d’accès sur Internet), votre domaine, votre nom d’utilisateur (si vous êtes connecté à l’un de nos produits logiciels) et les renseignements sur votre navigateur Web. Nous utilisons ces renseignements pour résoudre des problèmes liés à nos services et pour administrer notre site Web et produire des rapports destinés aux sociétés avec lesquelles Newsfile Corp. travaille, y compris, entre autres, ses clients et partenaires. Par exemple, votre adresse IP peut servir à vous identifier et à obtenir les renseignements de votre compte, à recueillir des renseignements démographiques ou à tenir un registre agrégé des consultations de notre site Web.

Fichiers témoins et autres technologies

Notre site Web utilise des « fichiers témoins » pour assurer le suivi de vos comptes. Nous utilisons également des fichiers témoins pour vous proposer un contenu personnalisé. Les fichiers témoins sont de petits fichiers qu’un site ou son fournisseur de services transfère sur le disque dur de votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur Web pour permettre à leurs systèmes de reconnaître votre navigateur et de mémoriser certains renseignements. Nous utilisons des fichiers témoins pour compiler des données agrégées sur le trafic et les interactions sur le site afin d’offrir de meilleures expériences et de meilleurs outils à l’avenir.

Nous n’enregistrons ni ne stockons aucune information sur vos déplacements sur Internet hors de notre site Web. Vous pouvez choisir de refuser nos fichiers témoins (p. ex en définissant les paramètres de votre navigateur de façon à ce qu’il les rejette), mais dans un tel cas, certaines parties de notre site Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

Notre site Web utilise Google Analytics, un service qui transmet des données sur le trafic du site Web aux serveurs de Google aux États-Unis. Google Analytics n’identifie pas les utilisateurs individuels et n’associe pas votre adresse IP à d’autres données détenues par Google. Nous utilisons les rapports fournis par Google Analytics pour comprendre le trafic dans le site Web et l’utilisation des pages Web.

Lorsqu’un destinataire interagit avec un courriel envoyé par l’intermédiaire de la liste d’envoi d’un client, nous pouvons recueillir des renseignements sur l’appareil du destinataire, sa localisation et son interaction avec le courriel, comme décrit plus en détail ci-dessous. Nous utilisons des fichiers témoins et d’autres technologies de suivi pour recueillir de tels renseignements.

Plus précisément, nous analysons les interactions des destinataires et des abonnés avec nos courriels, notamment pour mieux comprendre leur intérêt à l’égard du contenu envoyé par l’intermédiaire de la liste d’envoi d’un client. Ces analyses nous permettent de faire un suivi des taux d’ouverture des courriels, des taux de clics et des interactions avec les communiqués de presse. De tels renseignements peuvent être partagés avec les clients à des fins de marketing et de suivi.

Nous faisons également un suivi, à l’aide d’une technologie similaire aux fichiers témoins, des déplacements en ligne des internautes en lien avec les communiqués de presse que nous publions sur des sites Web tiers, y compris l’adresse IP de l’internaute qui a consulté le communiqué de presse, le type d’appareil et de navigateur, la date et l’heure de consultation du contenu, la ville ou le pays de consultation et le fournisseur de services Internet ou l’opérateur de réseau de l’internaute en question.

Utilisation des renseignements par Newsfile Corp.

Nous pouvons utiliser les renseignements qui nous sont fournis :

• pour traiter les demandes de services, y compris les demandes transmises par l’intermédiaire de nos sites Web, et pour facturer nos produits et services;
• pour envoyer des renseignements sur notre société ou des communiqués de presse liés aux sociétés ou secteurs pour lesquels une personne a exprimé un intérêt. Il est toutefois possible de choisir de ne plus recevoir de tels envois (voir les rubriques Clients et prospects, Abonnés et Destinataires ci-dessous);
• pour envoyer des notifications concernant des nouvelles externes pertinentes liées à nos services.

Nous pouvons utiliser les données démographiques, d’utilisation et de profil recueillies par l’intermédiaire de notre site Web dans le cadre de la production de rapports. Les données d’utilisateur anonymes (comme les adresses IP ou les renseignements de localisation IP, si accessibles) peuvent servir dans le cadre de rapports de trafic agrégés destinés à des tiers ou à des clients qui nous transmettent des communiqués de presse. De plus, certains renseignements fournis au moment de l’inscription de l’utilisateur (comme le nom d’un média ou le titre de l’utilisateur) peuvent être mis à la disposition des clients dans les rapports d’activité, bien qu’aucun renseignement personnel (comme les noms, les numéros de téléphone ou les adresses courriel) ne soit communiqué.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions automatisées.

Nous sommes tenus d’inclure le nom d’une personne-ressource et un numéro de téléphone ou une adresse courriel sur le communiqué de presse qu’un client diffuse par l’intermédiaire de notre service. Cette pratique vise à fournir aux lecteurs un moyen de communiquer avec le client à l’origine du communiqué pour obtenir de plus amples renseignements. En fournissant les coordonnées requises des destinataires, les clients nous donnent le consentement nécessaire pour utiliser les coordonnées destinataires de cette manière.

Sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur pour nous protéger contre la perte, la mauvaise utilisation ou la modification des renseignements sous notre contrôle, notamment grâce à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques et à la formation appropriée du personnel. Nous mettons en œuvre diverses mesures de sécurité pour préserver la sécurité de vos renseignements personnels lorsque vous demandez des services ou accédez à vos renseignements personnels. Nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises à notre site Web. Il est possible que toute information transmise par Internet soit interceptée par des tiers inconnus. Nous vous encourageons donc à assurer soigneusement votre sécurité grâce à l’utilisation de logiciels de détection de virus, aux paramètres de votre navigateur, à la configuration de mots de passe que vous seul connaissez et qui sont difficiles à deviner et à d’autres mesures de sécurité à la disposition des particuliers ou des sociétés. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Dans le cas où nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe ou un identifiant d’utilisateur vous permettant d’accéder à certaines sections de notre site Web, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe. Ne partagez pas votre mot de passe ou votre identifiant d’utilisateur avec qui que ce soit.

Partage et stockage

Nous ne vendons, n’échangeons, ni ne transférons à des tiers vos renseignements personnels recueillis au moment de votre inscription auprès de Newsfile Corp. ou dans le cadre de visites de notre site Web. Ceci n’inclut pas le partage de renseignements personnels avec des tiers de confiance, y compris des sociétés de notre groupe, qui nous aident à exploiter notre site Web, à mener nos activités ou à fournir les services, à condition que ces tiers soient liés par des obligations de confidentialité. Newsfile Corp. pourrait également communiquer vos renseignements personnels, le contenu de vos communications ou vos coordonnées et informations financières si la loi le permet ou l’exige.

Il est possible que, à un moment ou à un autre du développement de nos activités, Newsfile Corp. fasse l’objet d’une acquisition. Suivant une telle transaction, vos renseignements pourraient être transférés à l’entité acquérante.

Nous pouvons stocker ou traiter vos renseignements personnels sur des serveurs situés au Canada ou aux États-Unis. En conséquence, vos renseignements personnels pourraient être consultés par les tribunaux, les autorités chargées de l’application de la loi et les autorités de sécurité nationale de ces territoires de compétence, conformément aux lois applicables.

Clients et prospects

Newsfile Corp. se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel. Nous utilisons le courrier électronique afin de partager des renseignements sur nos services aux clients et aux prospects qui ont fourni leur consentement exprès ou tacite pour recevoir de telles communications. Les destinataires peuvent choisir de ne plus recevoir de communications de Newsfile Corp. à l’avenir en cliquant sur le lien de « désabonnement » dans le courriel et en précisant leur préférence, ou encore en répondant au courriel pour demander leur retrait. Consultez notre politique antipourriel pour obtenir de plus amples renseignements.

Visiteurs

Newsfile Corp. se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel. Nous utilisons uniquement les coordonnées que les visiteurs de notre site Web fournissent dans le cadre d’une demande de renseignements pour leur répondre.

Abonnés

Nous envoyons par courriel aux abonnés des communiqués de presse liés aux sociétés et aux secteurs demandés. Newsfile Corp. se conforme à la Loi canadienne anti-pourriel. Nous utilisons uniquement le courriel des abonnés afin de partager des renseignements avec ceux qui ont fourni leur consentement exprès ou tacite pour recevoir de telles communications. Les abonnés peuvent choisir de ne plus recevoir de communications de Newsfile Corp. à l’avenir en cliquant sur le lien de « désabonnement » dans le courriel et en précisant leur préférence, ou encore en répondant au courriel pour demander leur retrait. Consultez notre politique antipourriel pour obtenir de plus amples renseignements.

Destinataires

Un client peut nous fournir des renseignements personnels sur un destinataire par l’intermédiaire de nos services. Par exemple, lorsqu’un client téléverse sa liste d’envoi, il peut nous fournir certaines coordonnées ou d’autres renseignements personnels vous concernant, comme votre nom et votre adresse courriel. Nos services sont destinés à être utilisés par nos clients. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de nos clients en matière de confidentialité ou de sécurité, lesquelles peuvent différer de celles énoncées dans la présente politique de protection des renseignements personnels.

Si vous souhaitez exercer les droits de protection des données auxquels vous avez droit en vertu des lois applicables ou si vous avez des questions ou des préoccupations sur la manière dont nous traitons vos renseignements personnels en tant que sous-traitant pour le compte de nos différents clients, vous devez communiquer avec le client concerné qui utilise nos services et vous référer à ses propres politiques de protection des renseignements personnels.

Si vous ne souhaitez plus recevoir les communications de l’un de nos clients par l’intermédiaire de nos services, veuillez vous désabonner directement de l’infolettre du client en question ou communiquez directement avec le client pour mettre à jour ou supprimer vos données. Si vous communiquez directement avec nous, nous pouvons supprimer ou mettre à jour vos renseignements dans un délai raisonnable après avoir informé le client de votre demande.

Nous répondons à toutes les demandes reçues de la part de personnes qui souhaitent exercer leurs droits en matière de protection des données conformément aux lois applicables. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité afin de nous aider à répondre efficacement à votre demande.

Listes d’envoi

Une liste d’envoi peut être créée de plusieurs façons, notamment en important les coordonnées des destinataires sur notre Portail de gestion de la conformité. Vos listes d’envoi sont stockées sur un serveur sécurisé. Nous ne vendons vos listes d’envoi en aucun cas. Si une personne qui figure sur votre liste d’envoi communique avec nous, nous pourrions lui répondre, comme il convient. Vous pouvez exporter (télécharger) vos listes d’envoi à partir de notre Portail de gestion de la conformité à tout moment.

Si nous détectons un comportement abusif ou illégal lié à votre liste d’envoi, nous pouvons partager votre liste d’envoi ou des parties de celle-ci avec les fournisseurs de services Internet concernés ou les organismes de lutte contre les pourriels, dans la mesure permise ou requise par les lois applicables.

Sites Web de tiers

Nos sites Web et certains de nos services contiennent des liens vers d’autres sites. Ces sites sont exploités par des tiers qui peuvent posséder leurs propres politiques de protection des renseignements personnels. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du contenu de ces sites.

Nos sites Web incluent des fonctionnalités de médias sociaux, comme le bouton « J’aime » de Facebook, les graphiques boursiers de QuoteMedia et le module d’intégration X. Ces fonctionnalités peuvent recueillir des renseignements sur votre adresse IP et la page que vous visitez sur notre site Web et elles peuvent placer un fichier témoin pour s’assurer de fonctionner correctement.

Utilisateurs internationaux

Si vous êtes situé à l’extérieur du Canada, en vous inscrivant auprès de Newsfile Corp. ou en utilisant nos services, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser et transférer vos renseignements comme décrit dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Si vous résidez dans un territoire qui prévoit des droits d’accès en vertu d’une loi qui s’applique à la prestation de nos services, vous pouvez communiquer avec nous comme indiqué à la section « Questions et suggestions » ci-dessous.

Information complémentaire pour les résidents de l’Europe

Si vous résidez en Europe, en plus des droits mentionnés ci-dessus, vous pourriez exercer une partie ou l’ensemble des droits supplémentaires suivants, sous réserve de certaines conditions :

• Suppression. Le droit de demander la suppression de vos renseignements.
• Limitation du traitement. Le droit de nous demander de limiter ou de cesser le traitement de vos renseignements.
• Portabilité. Le droit de nous demander de vous transférer directement les renseignements que nous avons recueillis à votre sujet, ou de les transférer à une autre organisation.

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui figurent ci-dessous.

Information complémentaire pour les résidents de la Californie

Si vous résidez en Californie, vous pouvez formuler certaines demandes concernant vos renseignements personnels. Nous donnerons suite à chacune des demandes dans la mesure exigée par les lois applicables.

• Vous pouvez nous demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet, y compris la liste des catégories de renseignements personnels que nous avons vendus et la liste des catégories de renseignements personnels que nous avons échangés avec une autre société à des fins commerciales.
• Vous pouvez nous demander de supprimer vos renseignements personnels.
• Vous pouvez nous demander de cesser de vendre vos renseignements personnels.

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre chef de la protection des renseignements personnels aux coordonnées qui figurent ci-dessous.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de renseignements supplémentaires concernant les fondements juridiques en fonction desquels nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Questions et suggestions » ci-dessous.

Vérification, mise à jour et suppression des renseignements personnels

Les clients et les abonnés peuvent mettre à jour les renseignements et les préférences de leur compte en envoyant un courriel à office@newsfilecorp.com. Les clients peuvent également consulter et mettre à jour les renseignements de leur compte sur le Portail de gestion de la conformité accessible à l’adresse www.newsfilecorp.com. Les destinataires peuvent se désabonner en utilisant le lien qui figure dans les communications de Newsfile Corp.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, y compris sur le fondement du traitement de vos renseignements personnels, veuillez écrire à notre chef de la protection des renseignements personnels, en indiquant dans l’objet « Demande de protection des renseignements personnels », à l’adresse privacyofficer@tmx.com.

Avant de traiter votre demande, il est possible que nous ayons besoin de confirmer votre identité ou de vous demander des précisions.

Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels lorsque nous avons un besoin commercial légitime ou une obligation juridique de le faire. Nos périodes de conservation varient en fonction du type de données concernées, mais, de manière générale, nous nous appuyons sur les critères suivants pour déterminer la période de conservation :

• si nous avons un besoin juridique ou contractuel de conserver les données;
• si les données sont nécessaires à la prestation de nos services;
• si nos clients s’attendent raisonnablement à ce que nous conservions les données.

Lorsque nous n’avons plus de besoin commercial légitime de traiter vos renseignements personnels, nous les supprimons ou les anonymisons ou, si cela n’est pas possible (p. ex. parce qu’ils ont été stockés dans des archives de sauvegarde), nous stockons alors vos renseignements personnels en toute sécurité et les isolons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que leur suppression soit possible.

Votre consentement et les modifications

En utilisant nos services ou notre site Web, vous consentez à la présente politique de protection des renseignements personnels et à notre collecte, utilisation et communication de vos renseignements conformément à celle-ci.

Si nous mettons à jour la présente politique de protection des renseignements personnels, nous publierons les changements en question sur le présent site Web. Il vous incombe de vous tenir au courant de la présente politique et de vous y conformer. Votre utilisation continue du site Web ou des services est considérée comme un consentement aux conditions mises à jour.

Questions et suggestions

Si vous avez des questions sur la présente politique de protection des renseignements personnels, les pratiques de Newsfile Corp. ou vos interactions avec le présent site Web, nous vous prions de communiquer avec nous.

Dernière mise à jour le 7 septembre 2025